DNV GL w Polsce

9 pytań o audyty zdalne

Rozmowa z Katarzyną Frelek - Audytorem wiodącym Systemów Zarządzania Środowiskowego
Hands typing on laptop

Kryzysowa sytuacja związana z pandemią wirusa CoVID-19 spowodowała znaczące zmiany w formie prowadzenia działalności wielu organizacji na całym świecie. Modyfikacji uległ również sposób audytowania stosowany dotychczas przez jednostki certyfikujące. W rozmowie z audytorem wiodącym Systemów Zarządzania Środowiskowego - Katarzyną Frelek postaramy się odpowiedzieć na najważniejsze pytania związane z tym tematem.

Kontakt:

Frelek Katarzyna

Audytor wiodący Systemów Zarządzania Środowiskowego i Zarządzania Jakością

1.Czym jest audyt zdalny i jak wygląda?

Audyt zdalny to (w dużym skrócie) ekwiwalent klasycznego audytu na czas trwania pandemii CoVID-19. Dla większość norm i audytów dopuszczono wersję zdalną audytu, czyli realizowaną „na odległość”, która w zależności od branży, częściowo lub nawet w całości, realizowana jest bez fizycznej wizyty w zakładzie klienta. 

2.Czym różni się audyt zdalny od audytu na miejscu?

Zasadnicza różnica to brak wizyty audytowej w firmie. Audyt nadal polega na wywiadach audytowych i analizie dokumentów, zapisów, części procesów czy narzędzi stosowanych przez naszych klientów, ale ze względu na trwający stan zagrożenia koronawirusem, część procesową audytu przesuwamy na czas, kiedy zagrożenie wygaśnie lub realizujemy ją w oparciu o transmisję wideo.

3.W jakim celu wykonywany jest audyt zdalny?

Zarówno nam, jak i klientom zależy na nietraceniu ciągłości certyfikatów, audyt zdalny to zapewnia. 

4.W jaki sposób przeprowadza się audyt zdalny? 

Lider zespołu audytowego, w porozumieniu z klientem, buduje plan audytu dla całego zespołu audytorów, który definiuje osoby, z którymi będą przeprowadzane wywiady audytowe i kolejność tych wywiadów. Wszystko po to, by audyt realizowany przy pomocy narzędzi komunikacji elektronicznej (takich jak ClickMeeting, Skype, Microsoft Teams, Zoom itp.) przebiegał sprawnie. Pod tym względem audyt zdalny nie odbiega za bardzo od audytu w siedzibie klienta.

5.Czy zdalna kontrola jest dozwolona? 

Tak, taki audyt jest dozwolony. Ta forma została uzgodniona z jednostkami akredytacyjnymi i właścicielami standardów.

6.Kiedy nie można przeprowadzać audytu zdalnego?

Istnieje kilka przypadków, w których taki audyt jest niemożliwy do zrealizowania:  w części branż - nowa certyfikacja, sytuacja, w której klient zatrzymał działalność lub gdy nie ma możliwości technicznych, by go przeprowadzić (np. brak Internetu u klienta, brak możliwości komunikacji ze światem zewnętrznym, choć ten przypadek trudno sobie wyobrazić). Są też pojedyncze standardy, których właściciele nie zgodzili się na zdalną wersję audytu.

7.Jak przygotować się do zdalnego audytu?

Warto przed audytem ustalić z liderem zespołu audytowego, jakie osoby będą musiały zaangażować się w audyt po stronie klienta, jakie dokumenty, zapisy będą analizowane z poszczególnymi audytorami w trakcie audytu. Radzimy także, by jeszcze przed audytem zweryfikować, czy narzędzie komunikacyjne, wybrane do przeprowadzenia audytu, działa poprawnie.

8.Jakie korzyści wynikają z przeprowadzenia audytu zdalnego?

Przede wszystkim jest to utrzymanie ciągłości certyfikatu w procesie przyjaznego klientowi i uwzględniającego ograniczenia w spotykaniu się audytu. 

Nie bez znaczenia jest też fakt, że w tej szczególnej sytuacji, gdy wiele firm musi włączyć mechanizmy „zaciskania pasa”, audyt zdalny nie generuje kosztów związanych z przyjazdem i noclegami audytorów.

9.Jakie są Pani osobiste doświadczenia związane z takim sposobem audytowania?

Zachęcam Państwa do podejścia do tej formy audytu audytów zdalnych. Początkowo sama byłam przerażona tym zupełnie nowym dla nas procesem, a jednak, gdy zaczął się mój pierwszy zdalny audyt, już w pierwszych minutach poczułam, że wszystko pójdzie gładko i zupełnie naturalnie. I nie pomyliłam się.

Katarzyna Frelek 
Audytor wiodący Systemów Zarządzania Środowiskowego i Zarządzania Jakością 
Weryfikator EMAS

Kontakt:

Frelek Katarzyna

Audytor wiodący Systemów Zarządzania Środowiskowego i Zarządzania Jakością